Điều khoản 5.3 - Vai trò trách nhiệm quyền hạn

ISO điện tử gửi đến nội dung về điều khoản 5.2 tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Điều khoản 5.3 Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn
Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải phân công trách nhiệm và quyền hạn các vị trí liên quan đến QMS.

Công việc của một người có thể được chia thành hai thành phần: hành động và quyết định, hành động thuộc về trách nhiệm và quyết định thuộc về quyền hạn. Do đó mỗi công việc cần phải có trách nhiệm cốt lõi để cung cấp mức độ cho khả năng dự báo và trách nhiệm sáng tạo của nhân viên được phân công.

Phân công trách nhiệm có nghĩa là giao công việc cho một người nào đó phụ trách, người đó phải bảo đảm làm tròn công việc được giao, nếu kết quả không tốt thì phải gánh chịu phần hậu quả. Quyền hạn là Quyền theo cương vị, chức vụ cho phép. Tức là với mỗi trách nhiệm được giao thì phải kèm theo những quyền hạn nhất định cho phép đưa ra những quyết định liên quan đến trách nhiệm đó.

Quá trình phân công trách nhiệm hiệu quả phải trải qua 3 bước: đầu tiên là xác định trách nhiệm, phân công trách nhiệm và cuối cùng là thông báo trách nhiệm.

Có sự khác nhau trong việc dùng từ cho yêu cầu này giữa tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và ISO 9001:2015. Trong phiên bản năm ISO 9001:2008 thì dùng từ “xác định” có nghĩa là đối với một công việc thì xác định trách nhiệm của người làm công việc đó là gì, để đáp ứng chúng ta chỉ cần có bảng xác định trách nhiệm là đủ, không cần phân công ai phụ trách hết. Trong phiên bản ISO 9001:2015 dùng từ “phân công” tức là bao gồm việc xác định và phân công trách nhiệm, điều này đã khắc phục nhược điểm của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

“Vị trí liên quan” có nghĩa là chúng ta chỉ xác định trách nhiệm và quyền hạn của những người mà hoạt động của họ có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến kết quả dự định của tổ chức về chất lượng. Do đó, chúng ta không cần thiết phải mô tả công việc nhân viên vệ sinh, các nhân viên cây cảnh …

Đây là một yêu cầu dành cho lãnh đạo, bởi vì chỉ có lãnh đạo mới có quyền phân công trách nhiệm một cách hợp pháp.

Mục đích yêu cầu này là làm rõ trách nhiệm của từng công việc để tránh việc nhầm lẫn, đùn đẩy trách nhiệm và giúp việc quản lý được tốt hơn.