Phần mềm quản lý công việc: Áp dụng sao cho hiệu quả?

Tối ưu hóa hiệu suất làm việc, quản lý thời gian khoa học và hoàn thành dự án đúng hạn là điều mà mọi doanh nghiệp đều muốn hướng tới. Tuy nhiên, việc này không hề dễ dàng bởi không phải ai cũng biết cách sắp xếp và phân chia công việc sao cho hợp lý. Nếu nhân viên trong doanh nghiệp đang ngày ngày phải đối mặt với sự áp lực do khối lượng công việc quá nhiều, không thể theo sát dẫn tới chậm deadline và sụt giảm KPI thì phần mềm quản lý công việc chính là một giải pháp hữu hiệu.

Khi nào nên tìm đến sự hỗ trợ của phần mềm quản lý công việc?

Phần mềm quản lý công việc được sử dụng khi nào?

• Số lượng công việc tăng lên mỗi ngày theo cấp số nhân mỗi khi thực hiện dự án mới. Nhân viên không thể ghi nhớ hết công việc cần lầm dẫn tới bỏ sót công việc
• Nhân viên không phải ai cũng có ý thức trách nhiệm, chủ động hoàn thành công việc được giao. Trong khi đó, người quản lý không đủ thời gian để nhắc nhở, theo dõi tiến độ làm việc của từng người một.
• Sắp xếp, phân loại đầu mục công việc ngày càng trở nên phức tạp và chồng chéo do sự tham gia của nhiều dự án và bộ phận khác nhau. Nhà quản lý phải đau đầu vật lộn với hàng chục file dữ liệu hàng ngày.

Khoa học công nghệ ngày càng phát triển hiện đại. Quản lý công việc cần sự trợ giúp của phần mềm để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian chi phí. Nếu vẫn cố giữ phương pháp quản lý cũ, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội phát triển doanh nghiệp.

Lợi ích phần mềm quản lý công việc mang lại cho doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản lý mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

• Phần mềm sẽ quản lý bao quát được toàn bộ danh sách công việc và hoạt động của doanh nghiệp. Từ đầu mục công việc, thời gian thực hiện, tiến độ đến kết quả của dự án. Nói cách khác, phần mềm giúp nhà quản lý xem xét mọi khía cạnh liên quan đến công việc mà doanh nghiệp cần phải thực hiện sao hiệu quả và khoa học nhất có thể.
• Lên chi tiết danh sách các đầu mục và tiểu mục. Khi bổ sung một công việc nào đó vào hệ thống sẽ tự động cập nhật. Nhờ đó, việc kiểm tra chất lượng sẽ được cụ thể và dễ dàng hơn.
• Giao việc cho nhân viên trở nên đơn giản. Mỗi nhân viên sẽ được cấp một tài khoản đăng nhập để tiếp nhận công việc của mình. Nhờ đó, nhà quản lý có thể kiểm soát đối tượng thực hiện công việc và trách nhiệm thuộc về ai nếu xảy ra sai sót. Tính khoa học và hiệu quả của công việc sẽ tăng lên.
• Tăng hiệu quả làm việc nhóm, là phương tiện liên kết các bộ phận và nhân viên lại với nhau. Trao đổi thông tin, dữ liệu và các vấn đề liên quan được thực hiện ngay trên hệ thống mà không cần thông qua bất kỳ công cụ nào khác như email hay điện thoại.
• Lên báo cáo kết quả công việc cụ thể và chi tiết. Chỉ với vài thao tác đơn giản, nhà quản lý không cần vật lộn xử lý những con số thống kê rắc rối mà phần mềm sẽ tự tính toán và cho ra kết quả nhanh chóng và chính xác.

Xem thêm: Những lợi ích của phần mềm quản lý tiền lương ít ai biết

Lựa chọn phần mềm quản lý công việc doanh nghiệp cần lưu ý những gì?

Chọn phần mềm quản lý công việc doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Trên thị trường, không phải phần mềm nào cũng phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Chính vì thế, khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần lưu ý tới một số vấn đề sau:

Thứ nhất – Chọn phần mềm phù hợp với mô hình quản lý của công ty

Mỗi doanh nghiệp với lĩnh vực và đặc thù khác nhau sẽ có những yêu cầu riêng của phần mềm. Chính vì thế, để phát huy hiệu quả đồng thời tiết kiệm thời gian thì phần mềm đó phải tương thích với mô hình quản lý của doanh nghiệp. Hãy tham khảo nhiều nhà cung cấp để tìm ra được phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp về cả mức ngân sách và tính năng.

Thứ hai – Chọn phần mềm dễ dàng sử dụng

Nhân viên không phải ai cũng có đủ trình độ để hiểu một phần mềm phức tạp. Vì vậy, một phần mềm được thiết kế trực quan, giao diện bắt mắt, thao tác đơn giản dễ dàng sử dụng chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả cao hơn. Phần mềm đơn giản nhưng đáp ứng đủ tính năng sẽ tốt hơn so với một phần mềm rườm rà, phức tạp và khó sử dụng.

Thứ ba – Tiết kiệm, phù hợp chi phí đầu tư

Giá cả luôn là vấn đề then chốt để doanh nghiệp quyết định có nên đầu tư để sử dụng phần mềm quản lý công việc hay không. Hãy đánh giá một cách khách quan về cả chất lượng và chi phí, tránh ham rẻ để lựa chọn phần mềm ít tính năng và hiệu quả không cao.

Thứ tư – An toàn thông tin, bảo mật tốt

Bảo mật thông tin dữ liệu luôn phải đặt lên hàng đầu. Tránh để rò rỉ những dữ liệu bí mật doanh nghiệp ra bên ngoài. Doanh nghiệp nên lưu ý vấn đề này khi lựa chọn các phần mềm sử dụng, chứ không riêng phần mềm quản lý công việc.

Khi sử dụng phần mềm, doanh nghiệp sẽ kiểm soát công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, để lại thông tin tại đây để được tư vấn miễn phí. Cloudify đang có nhiều chương tình hỗ trợ khách hàng tốt nhất hiện nay. 

Đọc tại đây: Phần mềm quản lý công việc: Áp dụng sao cho hiệu quả?