8 bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng công việc của nhân viên sẽ không ngừng tăng lên. Vì thế, có rất nhiều công ty lựa chọn triển khai ERP để tối ưu các hoạt động hàng ngày. Thế nhưng, ai cũng biết rằng để triển khai hệ thống này thành công không hề dễ dàng. Thực tế đã chứng minh gần 30% doanh nghiệp triển khai ERP đều thất bại. Vậy, làm thế nào để triển khai ERP thành công? 8 bước đơn giản trong bài viết dưới đây sẽ giúp độc giả trả lời câu hỏi trên.

Phần mềm ERP là gì?

Trước khi tìm hiểu về cách triển khai dự án ERP, chúng ta cần hiểu rõ về ERP. Vậy ERP là gì?

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning Systems) là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình. Quá trình này bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán. Trong đó:

• Enterprise: Doanh nghiệp (sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo quy trình các hoạt động tốt nhất)
• Resource: Tài nguyên (những tài sản liên quan đến công ty có sẵn. Những giá trị được tạo ra hàng ngày…Nhân viên nhà quản lý cũng có thể coi là một dạng tài nguyên)
• Planning: Hoạch định (Nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty)

Triển khai phần mềm ERP là gì?

Triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Triển khai ERP là quá trình kiểm tra thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp, lập kế hoạch chiến lược, hợp lý hóa quy trình hoạt động, cài đặt và kiểm tra phần mềm, sao lưu và di chuyển dữ liệu, quản lý sự thay đổi, đào tạo người dùng… Nó không phải là một công việc chỉ diễn ra một lần, mà là cả một quá trình hoặc vòng đời liên tục.

Vì sao phải lập kế hoạch triển khai phần mềm ERP?

Các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có khả năng thay đổi công ty bằng cách hợp lý hóa sản xuất và tối ưu quá trình vận hành. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang “vật lộn” để có thể triển khai hệ thống này thành công. Các chuyên gia hàng đầu khẳng định rằng :

• Chỉ 7% dự án hoàn thành đúng thời hạn
• Khoảng 79% doanh nghiệp không đạt được mục đích đề ra
• Chỉ 30% hài lòng với sự thành công của những dự án ERP

Dưới đây là một vài ví dụ về rủi ro khi việc triển khai ERP thất bại:

• Năm 2000, Nike mất doanh thu 100 triệu USD sau một dự án chuỗi cung ứng thất bại. Công ty đã phải đối mặt với một loạt các vụ kiện và giá cổ phiếu giảm 20%.
• Ngay trước lễ Halloween năm 1999, Hershey’s không thể cung cấp sô cô la trị giá 100 triệu đô la vì việc triển khai ERP của công ty không thành công. Cổ phiếu giảm 8% sau vụ việc này.
• Việc triển khai ERP gặp lỗi đã khiến gần 27.000 sinh viên Đại học Massachusetts không thể đăng ký lớp học và nhận tiền hỗ trợ tài chính vào năm 2004.

Triển khai ERP thất bại sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp về nhiều mặt khác nhau. Vì thế, để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết, nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống này.

Đọc thêm: Các loại ERP phổ biến hiện nay

8 bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp

8 bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

Bước đầu tiên bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty. Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của mình, phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP. Triển khai ERP là một thử thách nhưng nó có thể mang lại lợi tức đầu tư rất lớn, nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt.

Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp

Khi một ứng dụng được chọn, điều cần thiết là doanh nghiệp phải chọn một người quản lý dự án uy tín, chất lượng. Nhất là đối với dự án quan trọng như triển khai ERP thì vấn đề này càng cần được quan tâm. Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phần mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP

Nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cũng nên đặt ra những câu hỏi sau:

• Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp?
• Giải pháp có thể giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường kinh doanh?
• Giải pháp có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp?
• Giải pháp có phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh? 

Khâu lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng nên được cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý. Mọi ý kiến và thắc mắc từ các thành viên trong doanh nghiệp cũng phải được cân nhắc kỹ càng.

Bước 4: Cài đặt phần mềm

Việc cài đặt phần mềm ERP cũng là tiêu chí để đánh giá hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và tái thiết kế lại các quy trình kinh doanh thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Sau đó, nhà quản lý sẽ có cơ sở để thành lập một mô hình kinh doanh mới chuyên nghiệp, hiện đại hơn. Nhà phát triển phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, giai đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí.

Bước 5: Di chuyển dữ liệu

Bước tiếp theo của việc triển khai ERP là di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật chất của ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Vì thế, trước khi bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu và loại bỏ những thông tin dư thừa, không cần thiết. Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà cung ứng phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một nền tảng duy nhất.

Bước 6: Thử nghiệm

Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, họ sẽ cho doanh nghiệp một khoảng thời gian để trải nghiệm thử. Lúc này, người dùng sẽ phối hợp để xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang diễn ra chính xác giữa các bộ phận hay chưa, sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm. Điều quan trọng là hệ thống phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai chính thức để tránh xảy ra những sai sót không đáng có, gây gián đoạn quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 7: Cung cấp một khóa đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên 

56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động sau khi triển khai ERP là nằm ở vấn đề đào tạo của doanh nghiệp. Do đó, quá trình này vô cùng quan trọng. Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp và nhân viên. Một số nhà cung cấp cũng cung cấp các khóa hỗ trợ, đào tạo người dùng qua những lớp học trực tiếp hoặc online. Phí đào tạo này có thể đã được bao gồm khi mua phần mềm hoặc cũng có thể sẽ là khoản phí bổ sung sau này. Vì thế, để chắc chắn, hãy trao đổi với nhà cung ứng về điều này để biết rõ hơn.

Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP

Hệ thống ERP chỉ có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư và cải thiện nó. Do đó, hãy kiểm tra phần mềm ít nhất mỗi năm một lần. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem nên thay đổi, bổ sung chức năng nào để có được lợi ích tối đa từ hệ thống này. 

Xem ngay: So sánh 3 giải pháp phần mềm ERP phổ biến nhất tại Việt Nam

Lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Bạn cần lưu ý những vấn đề dưới đây để việc triển khai phần mềm ERP được tiến hành như mong đợi.

Khung thời gian triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Bạn cần hỏi nhà cung cấp về quá trình thực hiện sẽ mất bao lâu? Lịch trình chi tiết tiến hành như thế nào? bạn cần cung cấp những thông tin nào cho nhà cung cấp phần mềm?

Tính tùy biến của phần mềm 

Mỗi lĩnh vực kinh doanh sẽ có đặc thù khác nhau, chính vì vậy phần mềm cũng cần có những tính năng riêng biệt. Khi triển khai bất kỳ giải pháp ERP nào bạn cũng nên yêu cầu nhà cung cấp các thông tin về tính tùy biến của phần mềm. Bạn cần biết rõ các chức năng của phần mềm có phục vụ đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp hay không? Hệ thống có thể được tùy chỉnh ở mức độ nào theo nhu cầu của bạn?

Chi phí triển khai phần mềm quản lý

Trước khi bạn triển khai bất kỳ phần mềm quản lý doanh nghiệp nào bạn cũng nên lưu ý về chi phí. Bạn cần biết gói phần mềm được chi trả một lần hay chi trả theo tháng. Bạn nên hỏi kỹ bên cung cấp về các khoản chi phí cố định như phí khởi tạo hệ thống và khoản phí phát sinh như phí đào tạo, mua thêm dung lượng…Ngoài ra, nếu bạn muốn chỉnh sửa hay bổ sung tính năng mới bạn phải chịu chi phí cho các trường hợp này. Vì vậy hãy yêu cầu nhà cung cấp phần mềm ERP một bảng giá chi tiết nhất có thể.

Đọc thêm: Chi phí triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ

Lưu ý khi triển khai phần mềm

Di chuyển dữ liệu

Bạn nên tham khảo ý kiến từ nhà cung cấp ERP mới về việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ hay việc nhập tay dữ liệu lên hệ thống. Hay nhà cung cấp phần mềm có hỗ trợ bạn nhập dữ liệu ban đầu hay không? Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và đẩy nhanh tiến độ triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP.

Cập nhật và bảo trì phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Bạn cần hỏi nhà cung cấp phần mềm về các vấn đề phát sinh liên quan đến cập nhật hệ thống và bảo trì. Bạn cần nắm rõ quy trình thêm tính năng mới, thay đổi số lượng người dùng, tùy chỉnh báo cáo mới hoặc các thay đổi khác. Các khoản chi phí phát sinh sẽ tính như thế nào? Khi nhà cung cấp có tính năng mới bạn có được sử dụng hay không?

Hoạt động tập huấn, đào tạo

Bạn phải đảm bảo nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. Vì vậy, bạn cần biết các khoảng thời gian cũng như chi phí cho các buổi đào tạo như thế nào? Các buổi đào tạo nào miễn phí và buổi đào tạo nào bạn phải trả phí. Ngoài ra, bạn nên hỏi về các dịch vụ hỗ trợ, giải đáp thắc mắc từ nhà cung cấp trước khi triển khai phần mềm ERP.

Những sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Trong quá trình xem xét, lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp, bạn chắc hẳn sẽ không muốn chọn một giải pháp không phù hợp với công ty. Vậy hãy cùng Cloudify tìm hiểu qua những sai lầm thường gặp khi lựa chọn ERP.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn các nhà cung cấp giải pháp ERP lớn mà không chú trọng vào nhu cầu của doanh nghiệp mình. Vì vậy, bạn có thể gặp tình trạng giải pháp của nhà cung cấp không thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ những vấn đề liên quan đến chỉnh sửa, hỗ trợ trong quá trình sử dụng. Nếu nhà cung cấp không đảm bảo được các vấn đề này thì trong quá trình sử dụng nếu có sự cố bạn sẽ phải tự giải quyết.

Thiếu so sánh chuyên sâu về nhà cung cấp

Trước khi bạn sử dụng một phần mềm cụ thể, hãy đảm bảo xem xét tất cả các nhà cung cấp hiện có trên thị trường. Bạn có thể xem chi tiết sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ của từng nhà cung cấp. Để thu hẹp các lựa chọn, bạn có thể so sánh và đối chiếu các tài liệu, yêu cầu các câu hỏi giống nhau của từng nhà cung cấp và tham gia vào các nhóm về phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP để có thông tin.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Mong đợi kết quả quá sớm

Bạn luôn mong muốn phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sớm mong lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đo lường chính xác hiệu quả của phần mềm ERP bạn cần có một thời gian nhất định để đánh giá việc triển khai ERP có thành công hay không? Trong khoảng thời gian đầu, phần mềm sẽ không mang lại hiệu quả như kỳ vọng. Phần mềm ERP là một lựa chọn đầu tư lâu dài, vì thế bạn nên cân nhắc về thời gian triển khai và đánh giá hiệu quả.

Xem thêm: Các tiêu chuẩn để đánh giá một hệ thống ERP thành công

Tập trung vào chức năng và tính năng hào nhoáng

Nhiều doanh nghiệp bị phân tâm bởi các tính năng ERP trong quá trình lựa chọn. Do đó, bạn sẽ gặp tình trạng mua gói phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP khác với mục tiêu ban đầu và phần chi phí sẽ cao hơn. Bạn nên tìm hiểu mọi thứ về các dịch vụ của nhà cung cấp, bao gồm khả năng tùy chỉnh, chi phí của các tính năng bổ sung, giá phần mềm và khả năng tích hợp với các mô-đun khác.

Như chúng tôi đã phân tích ở trên, việc tìm kiếm một nhà cung ứng phần mềm phù hợp ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công khi triển khai hệ thống ERP. Cloudify – Công ty cung cấp phần mềm ERP trên nền tảng đám mây hàng đầu Việt Nam cũng là một lựa chọn doanh nghiệp có thể quan tâm.  Để tìm hiểu về ERP cũng như được các chuyên gia trong ngành tư vấn chi tiết bạn có thể liên hệ qua website Cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695.

Xem thêm: 8 bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp