ERP online là gì? Doanh nghiệp có nên sử dụng ERP online?

Bên cạnh các giải pháp ERP truyền thống thì ERP online đang là lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về giải pháp này. Và liệu rằng doanh nghiệp có nên sử dụng nó để tối ưu hóa hoạt động hay không?

ERP online là gì?

ERP online hay còn được gọi là Cloud ERP là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chạy trên nền tảng đám mây của nhà cung cấp, cho phép các tổ chức truy cập qua internet. Phần mềm ERP tích hợp và tự động hóa các chức năng tài chính và hoạt động kinh doanh thiết yếu. Đồng thời, giải pháp này cung cấp một nguồn dữ liệu duy nhất, bao gồm quản lý hàng tồn kho, đơn hàng và chuỗi cung ứng, đồng thời trợ giúp mua sắm, sản xuất, phân phối và thực hiện.

Với phạm vi này, bất kỳ hệ thống ERP nào cũng phải có tính khả dụng cao cho tất cả các đơn vị kinh doanh, bất cứ nơi nào nhân viên có thể đang làm việc và cung cấp một cái nhìn thống nhất, cập nhật dữ liệu. ERP dựa trên đám mây là một dịch vụ đáp ứng các yêu cầu này. Vì các tổ chức truy cập phần mềm qua internet, tất cả những gì cần thiết là kết nối vào trình duyệt.

So sánh các giải pháp ERP online và ERP tại chỗ

So sánh các giải pháp ERP online và ERP tại chỗ

1. Mức độ kiểm soát và bảo mật

Đối với hệ thống ERP tại chỗ, doanh nghiệp giữ quyền đối với tất cả dữ liệu của họ và có toàn quyền kiểm soát những gì doanh nghiệp thực hiện với dữ liệu đó. Vì thế, giải pháp này có độ bảo mật cao. Doanh nghiệp có thể chủ động đối với các vấn đề liên quan đến hệ thống của mình.

Còn với hệ thống ERP online, dữ liệu và khóa mã hóa được quản lý và lưu trữ bởi nhà cung cấp phần mềm bên thứ ba chứ không phải với công ty. Tuy nhiên, đa số các nhà cung ứng đều sẽ bảo mật hệ thống một cách tối ưu nhất nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng.

2. Quá trình triển khai hệ thống

Với hệ thống ERP tại chỗ, tài nguyên được triển khai tại chỗ và nội bộ, nằm trong cơ sở hạ tầng CNTT của chính tổ chức. Còn với hệ thống Cloud ERP, tài nguyên được lưu trữ trên cơ sở của nhà cung cấp dịch vụ khi sử dụng bất kỳ loại mô hình điện toán đám mây nào.

3. Khả năng tùy chỉnh

Nói chung, hệ thống ERP tại chỗ có thể cho phép doanh nghiệp tự tùy chỉnh nhiều hơn nhưng cũng tốn thời gian và chi phí hơn. Ngoài ra, không có gì đảm bảo rằng các tùy chỉnh sẽ hoạt động như dự kiến khi nhà cung cấp cập nhật phần mềm.

Còn với hệ thống ERP online, các giải pháp ERP dựa trên đám mây mang lại sự ổn định cao hơn vì nhà cung cấp tự xử lý tất cả các tùy chỉnh.

4. Thời gian triển khai dự án

Với ERP tại chỗ, doanh nghiệp phải tự mình kiểm soát, nâng cấp phần mềm vì thế thời gian tiến hành dự án thưởng lâu hơn, khoảng từ 6 tháng đến 1 năm hoặc có thể lâu hơn. Đồng thời khi triển khai hệ thống này, doanh nghiệp phải sở hữu một đội ngũ CNTT tốt mới có thể thực hiện được. Còn với Cloud ERP, các tổ chức có ít quyền kiểm soát hơn đối với quá trình thực hiện nên nó ít tốn thời gian hơn.

Lợi ích của hệ thống ERP online

Lợi ích của hệ thống ERP online

1. Tăng hiệu quả

Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể đạt được hiệu quả kinh doanh lớn bằng cách triển khai hệ thống này để tối ưu hóa doanh thu. ERP trên nền tảng đám mây đang biến đổi các tổ chức trong nhiều lĩnh vực bằng cách tự động hóa các quy trình khác nhau bất cứ khi nào có thể và do đó mang lại hiệu quả kinh doanh. 

ERP online được triển khai cẩn thận sẽ đảm bảo năng suất tối đa từ mọi nhân viên. Mỗi tác vụ có thể được cấu hình cẩn thận để tránh lỗi đa nhiệm, trùng lặp và mất thông tin. ERP dựa trên đám mây loại bỏ các hệ thống không hiệu quả và rời rạc, giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh chóng.

2. Tiết kiệm chi phí

Chi phí là một yếu tố cần thiết trong việc quyết định ngân sách cho ERP. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã triển khai ERP dành tới 70% ngân sách CNTT của họ để duy trì hệ thống nội bộ cho phần cứng, phần mềm và nhân viên. Mặt khác, ERP online cắt giảm chi phí phần cứng và phần mềm liên quan, cũng như nhu cầu về đội ngũ nhân viên CNTT chuyên dụng. Do sự chuyển hướng này theo hướng ít đầu tư trả trước hơn, giảm chi tiêu cho cơ sở hạ tầng và tiết kiệm vốn. Các tổ chức có thể dễ dàng chuyển hướng các quỹ này và cải thiện các lĩnh vực hoạt động khác.

3. Loại bỏ thủ tục giấy tờ trong hoạt động

ERP trên đám mây có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu giấy tờ, hợp lý hóa hoạt động và bảo vệ môi trường. Số hóa tất cả các quy trình chính, chẳng hạn như lập hóa đơn tài khoản, thu tiền, khoản phải trả, mua hàng và hàng tồn kho… Việc số hóa quy trình thủ công và hồ sơ giấy tờ có thể giúp cải thiện hiệu quả, cắt giảm chi phí, tiết kiệm và cũng hỗ trợ các sáng kiến xanh về sự nóng lên toàn cầu.

4. Đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt

Trên thực tế, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp không thể đưa ra quyết định đúng đắn do thiếu tin tưởng vào dữ liệu mà họ nhận được từ các hệ thống khác nhau. Do thiếu các quy trình tiêu chuẩn hóa và hiểu biết rõ ràng, họ phải trở thành ‘người phỏng đoán’ chứ không phải người ra quyết định. Tuy nhiên, hệ thống ERP này tích hợp liền mạch trên tất cả các quy trình kinh doanh đám mây có thể đảm bảo an toàn rằng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên vận hành đưa ra quyết định sáng suốt hơn và thúc đẩy các ý tưởng đổi mới.

5. Quản lý hàng tồn kho tốt hơn

Một vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ không sử dụng ERP dựa trên đám mây là họ phải quản lý kho thủ công. Quản lý hoạt động bằng cách sử dụng một hệ thống tập trung không chỉ giảm sự trùng lặp mà còn tự động hóa các công việc hàng ngày. Điều này giúp tăng sản lượng và đầu ra chính xác hơn trong thời gian ngắn hơn. Cloud ERP sẽ cung cấp một quy trình được chuẩn hóa và tối ưu hóa (chẳng hạn như JIT) với các mô-đun kiểm kê tốt nhất, giúp giảm chi phí lưu kho. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng đúng thời hạn.

Cloudify là công ty chuyên cung cấp phần mềm ERP hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây hàng đầu Việt Nam. Nếu quý khách quan tâm và muốn trải nghiệm phần mềm của chúng tôi vui lòng liên hệ qua Cloudify.vn để được tư vấn ngay hôm nay.

Đọc tại đây: ERP online là gì? Doanh nghiệp có nên sử dụng ERP online?