Điều khoản 5 - Sự lãnh đạo

ISO điện tử gửi đến nội dung về điều khoản 5.1 tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Điều khoản 5.1 Sự lãnh đạo và cam kết
Tiêu chuẩn yêu cầu Lãnh đạo chịu trách nhiệm về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.

Trong thực tế áp dụng ISO 9001:2008, Lãnh đạo cao nhất thường bổ nhiệm đại diện lãnh đạo và giao hết công việc về quản lý hệ thống cho đại diện lãnh đạo. Tuy nhiên, đại diện lãnh đạo thường không đủ quyền hạn cung cấp nguồn lực cần thiết cho hệ thống hoặc không đủ quyền hạn chi phối nguồn nhân lực dẫn đến hệ thống hoạt động thường không hiệu lực. Bởi vì vậy, trong tiêu chuẩn lần này đưa ra yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải chịu trách nhiệm về hệ thống quản lý chất lượng.

Đây là một yêu cầu mới và mạnh mẽ. Nó nói với lãnh đạo rằng họ là cuối cùng chịu trách nhiệm về kết quả của QMS. Nếu mọi thứ không diễn ra như dự kiến, đó không phải là trách nhiệm của người quản lý chất lượng, giám sát phòng thí nghiệm, trưởng ca, hay bất cứ ai khác mà đó là trách nhiệm của lãnh đạo.

Có vô số cách để chứng minh điều này. Một trong số cách đó lãnh đạo phải:
 

• Có sự hiểu biết về quá trình và hệ thống đang hoạt động.
• Chỉ định những người có trách nhiệm cuối cùng cho việc thực hiện các quá trình.
• Thực hiện xem xét của lãnh đạo cao nhất cho các hoạt động và có những chỉ đạo kịp thời để đảm bảo quá trình hoạt động theo dự định.
• Trao quyền cho mọi người ở tất cả các cấp của tổ chức, ủy quyền cho họ và ủy thác trách nhiệm của các lĩnh vực khác nhau của QMS
• Truyền cảm hứng và thúc đẩy nhân viên tham gia tích cực vào việc cải thiện QMS
• Cung cấp các khóa đào tạo cần thiết cho việc phát triển nguồn nhân lực cho hoạt động của QMS
• Thúc đẩy nhận thức về việc QMS hiệu lực;
• Ghi nhận sự đóng góp của nhân viên vào QMS,
• Thực hiện cung cấp đầy đủ các nguồn lực, cơ sở hạ tầng cần thiết;
• Thực hiện xem xét lãnh đạo, …

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng được thiết lập và phù hợp với các định hướng chiến lược và đặc tính của tổ chức.

Từ “bảo đảm” có nghĩa là lãnh đạo cao nhất đảm bảo rằng những điều này xảy ra. Họ có thể không thực hiện nhiệm vụ chính mình, nhưng ít nhất họ ủy thác nhiệm vụ và xem xét các kết quả của công việc.

Hãy chắc chắn rằng một chính sách chất lượng và mục tiêu được đưa ra và phù hợp với chiến lược của tổ chức. Câu này có chứa nhiều yêu cầu.
 

• Thứ nhất, lãnh đạo cao nhất đảm bảo rằng có một chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng.
• Thứ hai, các chính sách và mục tiêu phải phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức. Một định hướng chiến lược thường được thể hiện trong một kế hoạch kinh doanh, kế hoạch chiến lược, ngân sách, hoặc một số công cụ lập kế hoạch điều hành khác. Điều này cho thấy có một sự liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu, chính sách và chiến lược của công ty, giúp chúng liên thông và dễ kiểm soát hơn.
• Thứ ba, các chính sách và mục tiêu phải phù hợp với bối cảnh của tổ chức. Việc xác định bối cảnh tổ chức là nhằm xác định các rủi ro và cơ hội từ có thể ảnh hưởng đến khả năng tổ chức để đáp ứng các mục tiêu. Điều này giúp mục tiêu của tổ chức dễ hoàn thành hơn.

Để chứng minh điều này, lãnh đạo cao nhất phải tham gia hoặc ủy quyền cho người tham gia vào việc xây dựng chính sách và mục tiêu của công ty. Điều quan trọng là lãnh đạo cao nhất phải ban hành có mục tiêu và chính sách phù hợp với yêu cầu.

Một văn bản chính sách, mục tiêu có sự phê duyệt của lãnh đạo cao nhất có thể phù hợp cho yêu cầu này.

Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo tích hợp các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng vào các quá trình hoạt động chủ chốt của tổ chức;

Một thực tế cho thấy rằng có một khoảng cách xa giữa các quá trình chất lượng và các quá trình kinh doanh của tổ chức. Do đó trong tổ chức luôn tồn tại hai quá trong trình song song nhau, quá trình kinh doanh thực tế và quá trình để chứng nhận. Hay nói cách khác là quá trình sản xuất kinh doanh thực tế không giống như những gì viết trong hồ sơ tài liệu dùng để đối ứng đánh giá ISO, bộ hồ sơ ISO hết sức đẹp và thường không liên quan gì sản xuất thực tế.

Chúng ta không cần một quá trình đầy ấn tượng cho các đánh giá viên của tổ chức chứng nhận, điều mà chúng ta cần là các quá trình này thực sự có hiệu lực và là quá trình thục thụ của doanh nghiệp (không phải danh nghĩa).

Vấn đề thứ 2 nữa là một số tổ chức cho rằng công việc ISO do một số người phụ trách như nhân viên ISO, một số người khác thì không liên quan, điều này thì không phù hợp với nguyên tắc sự tham sự của mọi người. Vì vậy, tiêu chuẩn cũng hàm ý mọi người ai cũng phải thực hiện ISO, mọi quá trình khác ngoài phạm vi chứng nhận chứ không phải một số quy trình trong phạm vi chứng nhận hoặc một số cá nhân được phân công.

Việc xem xét dữ liệu xem xét của lãnh đạo hay là xem xét kết quả đánh giá nội bộ có thể tìm thấy khoảng cách giữa các quá trình này một cách dễ dàng. Lãnh đạo cần chứng minh rằng quá trình QMS là quá trình thật và các quá trìnhđang vận hành đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan.

Tất cả các quá trình hoạt động kinh doanh của tổ chức phải được áp dụng kiểm soát theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO này, không phải chỉ có một bộ phận nhỏ để chứng nhận hay một hệ thống thứ 2 dùng để chứng nhận.