Làm thế nào để lên kế hoạch ngân sách cho một sự kiện

Nghiên cứu, lập bảng giá chi phí tổ chức sự kiện và dự trù kinh phí giúp bạn biết được tổng chi phí cần cho quá trình tổ chức sự kiện. Tránh trường hợp phát sinh chi phí vượt quá ngân sách… kéo theo nhiều vấn đề đau đầu khác.

Vậy lên dự trù chi phí phí thế nào? Có những chi phí nào bạn sẽ phải tính đến trong quá trình tổ chức sự kiện? Hãy cùng Ngàn Thông tìm hiểu chi tiết ngay sau đây!

Cách lên bảng giá chi phí tổ chức sự kiện

Sự kiện thành công và phù hợp với ngân sách chính là yếu tố tiên quyết khi tổ chức sự kiện!

Nếu bạn không làm rõ các chi phí, lên kế hoạch dự trù chi phí chi tiết. Bạn sẽ phải đau đầu bởi: có quá nhiều phụ phí phát sinh, chi phí vượt quá ngân sách… và nhiều mâu thuẫn khác nước.

Để tránh những điều này chúng ta sẽ cần phải lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện. Làm rõ từng khoản mục chi phí cần có cho quá trình tổ chức sự kiện.

Lên kế hoạch ngân sách

Bạn muốn tổ chức một dự kiện như thế nào? Tổng kinh phí bạn có thể bỏ ra cho sự kiện là bao nhiêu?

Chúng ta cần đưa ra một hạn mức chi tiết. Nhằm đảm bảo chi tiêu đúng ngân sách đã định trước!

Liệt kê chi tiết các hạng mục

Để cân đối các khoản chi phí bạn sẽ cần phải liệt kê chi tiết các hạng mục. Thông thì bảng giá chi phí tổ chức sự kiện sẽ bao gồm các khoản mục sau:              

Ngân sách

Địa điểm: Chi phí thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm tổ chức     

Chi phí thuê âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu       

Chi phí thiết kế, trang trí sân khấu: Sân khấu, backdrop, cổng chào,…      

Bàn ghế sự kiện: thuê bàn ghế, khăn bàn, phụ kiện…     

Chi phí quà tặng, gameshow…   

Chi phí di chuyển, đi lại (thuê xe cộ)…    

MC, PG, nhân sự sự kiện             

Camera, chụp ảnh sự kiện           

Truyền thông, báo chí, ghi hình… (với các sự kiện lớn)    

Dịch vụ an ninh, bảo vệ

Điện, nước         

Thiết kế ấn phẩm, thiệp, banner, name card, biển quảng cáo     

Phụ kiện trang trí: pháo hoa, hoa tươi   

Nước uống khách mời, đồ ăn nhẹ với tiệc teabreak…

Trang phục biểu diễn, đồng phục lễ tân…             

Thuê thiết bị làm mát, quạt công nghiệp…           

Các phụ phí dự trù phát sinh khác (thường khoảng 5-10% trên tổng chi phí tổ chức sự kiện)         

Tùy vào từng loại hình sự kiện chúng ta sẽ lên các khoản dự trù kinh phí đầy đủ và chi tiết đúng theo nhu cầu!

bảng giá chi phí tổ chức sự kiện

Bảng giá chi phí tổ chức sự kiện

Những lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí:

Đọc thật kỹ nội dung, kế hoạch tổ chức sự kiện

Lên kế hoạch chỉn chu, kỹ lưỡng: cân nhắc từng chi tiết ví dụ: số lượng PG, số lượng bàn ghế, số lượng hoa, nước…

Lưu ý đến giới hạn của ngân sách: Chủ động điều phối các công việc, hạng mục một cách linh hoạt

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, lên bảng giá chi phí tổ chức sự kiện. Hãy đem bản kế hoạch cho một người có kinh nghiệm xem, tư vấn và góp ý. Để cải thiện bảng ngân sách và hạn chế mọi thiếu sót.

Đối với ngân sách, tiền bạc thì điều quan trọng nhất đó là sự chi tiết, chính xác!

Tất nhiên vì là dự trù chi phí nên yếu tố chính xác không thể đảm bảo 100%. Do vậy chúng ta càng cần phải đi kỹ lưỡng, cân nhắc đến từng yếu tố nhỏ để đảm bảo chi phí cho sự kiện luôn nằm trong giới hạn cho phép!

Chúng các bạn có một kế hoạch tổ chức sự kiện thành công!